Огляд інструментів конструктора звітів

Access має ряд інструментів для роботи з звітами, які дуже схожі на інструменти конструктора форм. Відкрийте звіт, побудований за допомогою автозвіту. Потім натисніть на кнопці Вид, щоб перейти в режим конструктора звітів.

Деякі інструменти, які використовуються в режимі конструктора звітів:

• Панель элементов. Тут ви знайдете всі елементи керування, які використовуються в звітах.

• Список полей. Містить всі поля з джерела записів для звіту.

• Окно свойств. Показує всі властивості різних об’єктів, які використовуються в звіті, таких як елементи керування, розділи звіту й сам звіт.

• Область заголовка отчета. Використовується при побудові титульної сторінки звіту. Друкується з самого початку звіту.

• Область верхнего колонтитула. Тут розміщуються заголовки стовпців й назва звіту, якщо потрібно, щоб він повторювався на кожній сторінці.

• Область нижнего колонтитула. Використовується для вказування номерів сторінок, дати та інших приміток. Деяким подобається вказувати внизу кожної сторінки загальну кількість сторінок.

• Область данных. Використовується для відображення даних окремих записів з джерела записів для звіту. Це головна частина вашого звіту.

• Примечание отчета. Використовується для приміток, інструкцій, виразів, кінцевих значень.

Покращення звіту

Ось перелік способів зміни й удосконалення звітів.

• Переміщення надписів з області заголовка звіту в область верхнього колонтитулу й створення кращої назви.

• Зміна властивості Подпись отчетана таку, яка краще відображає зміст звіту.

• Видалення із звіту зайвих полів.

• Зміна розмірів тих полів, для яких це необхідно (щоб всі назви, прізвища вміщувались в відповідні поля).

• Додавання графіки до звіту.

Зміна висоти розділів звіту й переміщення елементів керування

Бувають звіти, для яких потрібно щоб назва звіту з’являлась на кожній сторінці. Для цього треба перемістить назву з області заголовка звіту в область верхнього колонтитула. Для цього потрібно спочатку збільшити висоту колонтитула, а потім зсунути униз поля, які вже знаходяться в цьому розділі звіту й звільнити місце для назви звіту.

Створення груп й сортування

Access дозволяє вам згруповувати данні в звіт. При цьому ви можете створювати верхні й нижні колонтитули, які відображають сумарні дані по кожній групі.

1. Відкрийте звіт в режимі конструктора.

2. Натисніть на кнопці Сортировка и Группировка. З’явиться діалогове вікноСортировка и Группировка.

3. В першому стовпці діалогового вікна надрукуйте ім’я поля з вашої таблиці. Ви одразу ж побачите, що в нижній частині з’являться властивості групи.

4. Встановіть значення Дадля властивостіЗаголовок группы(мал. 9). В звіті з’явиться новий розділ – область заголовка групи “ім’я вашого поля”.

5. Клацніть на властивості Примечание группый встановіть для нього значенняДа. Закрийте діалогове вікно.

Малюнок 9